Yapılacaklar listesinin zulmünden kurtulun: zamanlarınızı değil, önceliklerinizi nasıl planlayacağınızı

Aslen JOTFORM.COM'da yayınlandı

Bir şirket kurmak yoğun bir program yaratır. Bundan kaçınmanın neredeyse hiçbir yolu yok.

Fakat zamanımızı yanlış yönetmeyi öğrettiğimize inanıyorum.

Ödev, futbol pratiği veya piyano dersleri aldığımız andan itibaren, zaman yönetiminin programımızda olanları önceliklendirmek anlamına geldiğini öğreniyoruz.

Ancak, Stephen Covey'in belirttiği gibi, öncelik önceliklerimizi programlamaktır.

Araştırmalar, nüfusun yalnızca% 17'sinin bir görevin ne kadar zaman gerektireceğini tam olarak tahmin edebileceğini göstermektedir.

Bu, planlama yanlışlığı veya “pozitif önyargı” olarak bilinir; bu da, her bir görevi tamamlamak için ne kadar zaman harcayacağımızı büyük ölçüde küçümsememize neden olur. Örneğin, bir sunum yazmak için üç saat ayırabiliriz, daha sonra sadece araştırmanın dört alacağını anlayabiliriz.

Olumlu önyargılı bir Waterloo Üniversitesi çalışmasında, katılımcılar, en iyi senaryolarda olduğu gibi, gerçekçi çalışma senaryoları (kaçınılmaz olarak molaları, zorlukları ve dikkat dağıtmalarını içeren) aynı anda tahminler vererek planlama yanlışlığını gösterdiler.

Bir görevin gerçekte ne kadar süreceği konusunda hiçbir fikrimiz yok gibi görünüyor. Belki de bütünüyle tahmin etmeyi bırakmalıyız.

Şirketim JotForm'da neredeyse hiçbir zaman proje bitiş tarihi vermeyiz. Harika iş üretmek bizim için “bitmiş” bir kutuyu işaretlemekten daha önemli. Ekiplerimiz, yeni fikirleri deneme, teğetleri keşfetme ve 4.3 milyon kullanıcımız için işe yarayan çözümler bulma özgürlüğüne sahiptir.

Eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower'ın ünlü bir şekilde söylediği gibi

“Önemli olan nadiren acil, acil olan nadiren önemlidir.”

Öngörülen bir programa uyarak (nadiren iyi tahmin ediyoruz) yapılacaklar listesiyle aynı tuzağa düşebiliriz.

Hiç bitmeyen bir yapılacaklar listesini kontrol etmek, önemli işlerden kaçınmak için cazip bir yol olabilir. Ve kilit bir görev için zamanlanmış zaman dilimi çok kısa ise, günümüzü gerekli olmayan bir kontrol listesi üzerinde çalışarak geçirdik.

Yine de, kaçındığımız görevlerin genellikle en önemli - ve daha yüksek bir verimlilik seviyesine ulaşmamıza yardımcı olma ihtimalinin - sürekli olduğunu hatırlatırım.

Kritik görevleri yerine getirerek bir akış durumuna - yoğun odaklı, neredeyse meditasyonlu bir konsantrasyon dönemi - başarabiliriz. Ancak, katı zaman kısıtlamaları altında akışı deneyimleme olasılığımız daha düşüktür.

Yine de, tamamen zaman yönetiminden vazgeçmemeliyiz.

Yapılacaklar listesine güvenmek veya yanlış zaman dilimlerini tahmin etmek yerine, kişisel zirve performansımızı elde etmek için günü planlayabiliriz.

İşte bu yaklaşımı kendiniz için test etmenin üç yolu.

Adım 1: Acil olanı planlamak yerine önemli olanı önceliklendirin

“Her şeyi yapmak için hiçbir zaman yeterli zaman yoktur, ancak en önemli şeyi yapmak için her zaman yeterli zaman vardır.” - Brian Tracy

Programınızı enerji değişimlerine açık bırakmak korkutucu gelse de, bu en yüksek performansa ulaşmanın çok önemli bir yönüdür. Ancak performansınızı yönetmeden önce neyin önceliklendirileceğini bilmeniz gerekir.

Eisenhower önemli ve acil görevler arasındaki farkı anladı. Hemen dikkat gerektiren görevleri ve zaman gerektirenleri ayırt etmek için Eisenhower karar matrisini bile geliştirdi - yanlış anlaşıldığında üretkenliğimizi engelleyebilecek bir ayrım.

(Stephen Covey tarafından da popüler olan) karar matrisinde dört kadran var. Her kadran, görevleri nitelemek için bir yol sunar.

Kaynak: Rutger W. Quak

İlk kadran, görevlerin acil ve önemli olduğu kriz kadranıdır. 1. Çeyrek'te yaşamak strese, tükenmeye ve diğer sorunlara neden olabilir.

Covey, zamanlarının büyük kısmını Çeyrek 1'de geçiren kişilerin, görevlerin önemli olmadığı veya acil olmadığı Çeyrek 4'te rahatlama bulacağını ileri sürüyor.

Çeyrek 3, ertesi gün sona erecek bir anket isteği gibi acil olan ancak önemli olmayan görevleri temsil eder. Bu kadranda, aciliyet için aciliyetle hata yapabiliriz ve görevler genellikle diğer kişilerin beklenti ve önceliklerine dayanır. Burası vaktini çabucak boşa harcayan tehlikeli bir yer.

Son olarak, Çeyrek 2 önemli olan ancak acil olmayan görevleri içerir. Covey'in dediği gibi, “Çeyrek 2, etkili kişisel yönetimin kalbidir”.

Gerçekten üretken işçiler Çeyrek 1 görevlerini üstlenirler ancak Çeyrek 2'ye odaklanırlar. Burada, fırsatlara önem veriyoruz, önleyici olarak düşünüyoruz ve önemli olan işleri tamamlamak için kendimize yer veriyoruz.

Görevlerimizi tanımlamak için matrisi kullanarak, her projenin zamandan çok ne kadar odaklanmayı hak ettiğini anlamaya başlayabiliriz. Covey'in dediği gibi, “zorluk zaman yönetmek değil kendimizi yönetmek”.

Başka bir deyişle, bir görevde üretken olarak çalışma kapasitemizi anlamak, süresinin planlanmasından daha faydalıdır.

Benim için yeni takımlara koçluk yapmak önemli ancak acil bir Çeyrek 2 görevi değil. 4-5 kişilik yeni, işlevler arası bir ekip oluşturduğumuzda, kafaları karışmış ve yönlendirilmiyor. Onları yalnız bırakırsak, çalışmalarının genellikle dağınık ve alt optimal olduğunu öğrendim.

Ancak, projelerini tartışmak, yön vermek ve çalışmalarının şirket için ne kadar önemli olduğunu keşfetmek için haftalık 15 dakikalık toplantılar bile düzenlersem, çabucak uyumlu ve üretken olurlar.

2. Adım: Tepelerinizi yönetin

Temel görevleri nasıl tanımlayacağınızı öğrendikten sonra, en üst performansı nasıl elde edeceğinizi stratejize edebilirsiniz. Doğal enerji seviyelerimizi kullanabileceğimiz yer burasıdır.

İşin ne zaman aktığını hepimiz biliyoruz. Duvarlar yıkılıyor, derinlere odaklanıyoruz ve çalışmalarımız bizi büyülüyor; bu ideal. Açıkçası, şirketlerimizin çalışmaya devam etmesini sağlayan acil (ve bazen monoton) görevleri görmezden gelemeyiz, ancak ne zaman meşgul olduğumuzu zaman zaman karşı karşıya kaldığımızı anlayabiliriz.

Yoğun saatlerimizde nişanlanıp önemli projeleri ele aldığımızda, genellikle daha uzun çalışmaya istekli oluruz ve yol boyunca daha az tükenmişlik yaşarız. Ayrılmamış zamanımızı en aza indirgemek, enerjimizi ve sürüşümüzü de artırabilir.

Örneğin, Dale Carnegie'nin yaptığı bir araştırma, çalışanı olan şirketlerin% 202 oranında olmayanlardan daha iyi performans gösterdiğini buldu.

Ünlü bir koç ve Quistic'in kurucu ortağı olan Penelope Trunk, zamanımızı ne yapmak ve ne yapmak istemediğimize göre bölebileceğimizi öne sürüyor.

Gününüzü bölmek, verimliliği artırmak için harika bir yoldur. İlgilenmediğiniz görevleri tamamlamak için, zevk aldığınız görevleri ödül olarak kullanın. Eğer sürüklenirlerse, devam edin - zevkinize göre ne kadar zaman harcarsanız, çünkü bu aktiviteler Çeyrek 2'ye düşebilir.

Neyi beğenmediğimizi görmezden gelemesek de, ne zaman yapacağımıza genellikle karar verebiliriz. Bir projenin zamanlaması bilişsel performans değişikliklerinin% 20'sine kadar olabilir. Bilim, saat 10'da zor bir işi ezebilmeniz için nedenlerin olduğunu, ancak saat 3'te bitiş çizgisine ulaşmak için mücadele ettiğinizi kanıtlıyor.

Daniel Pink'e göre, insanların% 75'i günlerini üç aşamada görüyor: zirve, yalak ve iyileşme süresi. Diğer% 25 bunu tersine deneyimliyor: toparlanma, yalak, sonra zirve. Günlük aşamalarımızı takip ederek kendi en yüksek performans saatlerimizi keşfedebiliriz.

Bir elektronik tablo hazırlayın ve gün boyunca enerji seviyenizi kaydedin. Yaratıcılığınızın, odaklanmanın ve ilgi çekmenin ve akışın nasıl olduğunu takip edin, ardından hafta boyunca kalıpları arayın.

En yoğun saatlerinizi tanımladıktan sonra, bu değerli saatleri aktif hale getirmeye hazırsınız.

3. Adım: Stratejinizi seçin

Profesyonel rolünüzün çalışma şeklinizi de etkileyebileceğini unutmayın. Paul Graham 2 çeşit program olduğuna inanmaktadır: yapımcının programı ve yöneticisinin programı.

Bir yöneticinin programı toplantılar tarafından yönetilir. Yöneticiler genellikle daha kısa zaman aralıklarında faaliyet gösterir ve takvimler sık ​​sık yapılan randevular tarafından kesilir.

Yazarlar ve programcılar gibi yapımcılar genellikle bir yöneticinin takvimi ile üretken olma mücadelesi verir. İşlerine derinlemesine gitmek ve yaratıcı sorunları çözmek için büyük zaman sürelerine (mümkünse saatler) ihtiyaç duyarlar.

Bir yöneticinin zamanlamasını korumanız bekleniyorsa ancak en iyi yapıcının zamanlamasıyla çalışıyorsanız, Graham her iki dünyada da yaşamanıza izin veren çalışma saatleri yaratmanızı önerir.

Bir yöneticinin takvimi tarafından yerine getirildiyse ancak fazladan zaman arıyorsanız, bir toplantı payı uygulamayı düşünün. Her planlanmış toplantı için, kendiniz için fazladan 15 dakika hazırlayın. Bu aynı zamanda, acil görevleri önemli olanları kesmelerine izin vermeden yakalamak için harika bir yol olabilir.

JotForm'da bir yapımcının programını tutmaya çalışıyoruz, ancak hibrit bir takvime ihtiyacım olduğunu biliyorum. Öğleden sonraya yönetim saatleri yapıyorum ve günün ilk yarısında bir yapımcı gibi çalışıyorum. Bu, derin işler için kutsal zamanda engellediğim zamandır.

Günlük, haftalık veya aylık odaklı çalışma oturumlarını zamanlamak, her zaman iyi çalışmaya yer açmanızı sağlar.

Ayrıca, sert derin iş ile yumuşak derin iş arasında dalgalanan Da Vinci Schedule gibi bir zamanlama sistemini deneyebilir veya 3 tam gün odaklı çalışma ile daha kişiselleştirilmiş bir program oluşturabilirsiniz.

Neyi seçerseniz seçin, kendi pik saatlerinizi önceliklendirdiğinizden emin olun ve yapılacaklar listenizin neye dayanabileceğini değil, önemli olduğunu görün.

Ekstra milde çok az trafik var

Kendi yoğun saatlerimizden faydalandığımızda, daha kaliteli ve daha tutarlı işler üretme ihtimalimiz yüksek. Ayrıca, tükenmeden fazladan saatler (gerektiğinde) giriş yapabiliriz.

Unutmayın ki yoğun saatleriniz zamanla değişebilir. Bu ay üretkenliğinizi ne kadar fazla şarj ettiniz, gelecek ay pilinizi tüketebilir. Böylece, enerji seviyelerinize uyum içinde kalmaya çalışın ve bu doğal değişimleri onurlandırın.

Değerlendir, yeniden ayarla ve ilerlemeye devam et.

Başarabilecekleriniz karşısında hayran olabilirsiniz.