Dokümantasyon Ekibi: Görevlerin Temsil Edilmesi

by ClickHelp - en iyi yardım yazma aracı

Gerçekleri kabul etme zamanı: hepsini kendiniz yapamazsınız. Olabildiğince yetenekli ve görev odaklı olmak üzere, bir kerede birden fazla projede hokkabazlık yapmak size zarar verebilir. Başkalarının size yardım etmesine ve omuzlarınız üzerindeki baskıyı azaltmasına izin vermeniz gerekir.

Ancak, temsilci atamak göründüğü kadar basit değildir. Sonuç için mükemmel bir sonuç olması için iş için mükemmel bir teknik yazar bulmanız gerekir. Örneğin, zaman için basılırsa, en düşük iş yüküne ve en yüksek iş hızına sahip olan yazıcıyı arayın.

Ancak, en önemlisi, bu iki tuzaktan birine düşmekten kaçınmanız gerekir: tüm kullanıcı dokümantasyon sürecini yönetme veya ekibinizi uygun şekilde denetlemede başarısız olma.

Bu makale, bu senaryolardan birinde yakalanmamanın nasıl önleneceğini size öğretecektir.

Delegasyonun Temelleri

Takımınıza nasıl net bir görev atayacağınızı, beklentileri açıklayabileceğinizi ve son tarihler koyabileceğinizi öğrenmelisiniz. Ayrıca, görevi tamamlayan kişiye özerklik vermenize izin verirken, yine de onları denetleyebilmenizi sağlayan bir izleme sistemi uygulamanız gerekir.

Yine de yanlış bir fikre kapılma. Hala çalışma sürecinin bir parçasısınız ve herhangi bir sorunuz olursa ekibiniz için hazır olmanız gerekiyor. Kullanıcı dokümantasyonu, içeriğe veya içeriğin amacına bağlı olarak birçok karmaşık form alabilir, bu nedenle o projeye iki veya daha fazla kişi atamanız gerekebilir.

Bir yöneticinin ekibinin yeteneklerinin ne olduğunu bilmesi oldukça önemlidir. Blog yazarımızı, teknik yazarların kendi ekibinizi analiz etmeleri için temel beceriler üzerine kullanmayı deneyin. Bu resmi kişinin aklında tutmak her zaman yardımcı olacaktır.

Heyetin Beş Adımı

Delegasyon sürecini kolaylaştırmanıza ve rahatsızlık vermekten kaçınmanıza yardımcı olabilecek birkaç şey.

  • Atamalar Bireydir: Ekibinize ne yapmaları gerektiğini söylerken, her bir görevi doğrudan bir kişiye atamak ve herkesin aynı sayfada olup olmadığını kontrol etmek daha etkilidir. Görevlerini yerine getirebilmeleri için açık ve doğru talimatlar verin. Örneğin, bir kişi yeni konular yazmaktan, diğeri ise öğretici videolar hazırlamaktan ve diğerlerinden sorumludur.
  • Onlara En Büyük Resmi Verin: Hedeflerin ne olduğunu biliyorsanız bir şey üzerinde çalışmak her zaman daha kolaydır. Özellikle bir bilgi tabanı oluşturmak gibi karmaşık bir görevden bahsettiğimizde, her ekip üyesi teslim etmeleri gereken sonuçların farkında olmalıdır.
  • Son Teslim Tarihi Verin ve Onlara Yapıştırın: Ekibinize en başından bir şey üzerinde ne kadar süre çalışabileceklerini söylemek çok önemlidir. İşletmenizdeki diğer süreçlerle ilişkili olarak çalışmalarına zamanında teslim etmelerinin önemini açıklayın.
  • Raporları Periyodik Olarak Kullanın: Temsil ettiğinizde, her bir görevin tamamlanmasında aktif olarak yer alamazsınız, ancak neler olup bittiğine dair bir anlayışa sahip olmalısınız. Bunu yapmanın en iyi yolu, ekip üyelerinden çalışma durumlarının raporlarını vermelerini istemek. Bu nedenle, sürece ilişkin genel bir bakışa sahip olabilir ve ne zaman gerektiğinde araya girebilir, böylece dokümantasyon planınızda kalmanıza olanak sağlayabilirsiniz.
  • Onlara Sizinle Nasıl Temasa Geçebileceklerini Anlatın: İdeal olarak, haftalık bir toplantı ekibinizin sizinle iletişim kurma şansı olmamalıdır. Bir şey olursa, seni hızlı bir şekilde yakalayabileceklerini bilmeleri gerekir.

Bu tür bilgilerin çoğunun bir yerde tutulmasının harika bir fikir olduğunu belirtmek gerekir. Bu nedenle, çalışanlara başvuracakları bir şey vermek için bir dokümantasyon planı oluşturmayı düşünün.

Çalışma ortamınıza daha fazla dikkat edin - daha iyi ve daha hızlı temsilcilik için doğru araçlara sahip olduğunuzdan emin olun. Birçok yardım geliştirme aracı, tıpkı ClickHelp'teki ekip çalışması özellikleri gibi, ekip iş akışını iyileştiren ve daha verimli görev temsili olanağı sağlayan özellikler içerir.

Güven Hakkında

Yetkilendirme, yöneticinin hiçbir şey üzerinde çalışmadığı anlamına gelmez. Nihai sonucun kendisiyle daha çok ilgisi var.

Delegeler ve ekibi arasında var olması gereken bir güven düzeyi var. Hiçbir yönetim tekniği bunun yerini alamaz.

Teknik yazı ile iyi şanslar!
Tıklama Yardımı Ekibi

Aslen clickhelp.co'da yayınlandı.