Günlerinizi, Haftalarınızı ve Projelerinizi Planlamanın Taktik Listesi

2017 işte benim için iyi bir yıldı. Seviyelendirmenin en önemli yolu planlama, yürütme ve inceleme sürecimdi. Yıllarca farklı üretkenlik yöntemleriyle uğraştıktan sonra, doğru zamanda doğru görevlere odaklanmamı sağlayan bir mermi günlüğü sistemine girdim.

Günün başında, haftanın başında her şeyi nasıl planladığımı ve proje döngülerimi nasıl yapılandırdığımı göstermek istiyorum. Bunun, Facebook ve Instagram'da göreceğiniz birçok mermi günlüğünden farklı olarak, belirgin bir şekilde minimalist bir stil olduğunu fark edeceksiniz. Bu bilerek, çünkü güzel görünmesini sağlamak için çok zaman harcarsam, yazdığım asıl çalışmaya daha az zaman harcayacağımı biliyorum.

Büyük resim

Her ay tüm önemli tarihleri, etkinlikleri, projeleri ve son başvuru tarihlerini listeleyen tek bir sayfa ile başlar. Her şeyi hızlı ve net bir şekilde görebilmem için basit tutmak istiyorum.

Etkinlikler ve doğum günleri, iş projeleri, yan felaketler ve gelişim için bölümlerim var. Her görevin veya dönüm noktasının yanında, tamamlanması gereken sayıyla ilişkilendirilen bir onay kutusu vardır, örneğin iki yeni YouTube videosu için iki kutu.

Herhangi bir hedefin yanında herhangi bir ilgili görev veya planlama olmadığını fark edeceksiniz ve bu kasıtlı. Çünkü bütün bunların planlanması haftalık ve günlük süreçte ya da atandıkları proje grubunda gerçekleşiyor. Bu sayfa sadece büyük resim içindir.

Bir bakışta ay

Haftayı Planlama

Toplantıları, son başvuru tarihlerini ve etkinlikleri içeren günlük gündemi listeleyen başka bir sayfa ile hafta planlarım. Yine çok basit, böylece işe odaklanabiliyorum. Bir sayfada 10 bloğum (sonraki sıradakiler) ve sonrakiler üst düzey görevler içeren günlük ajanda.

Haftalık zaman çizelgeleri ve gündemi

Günü Planlamak

Günümü bir çubuk grafikle planlıyordum ve bu sistemi görsel bir tarzdan gerçekten çok sevdiğim halde, çoğunlukla not defterimdeki boşluğu dolduruyordu. Dizüstü bilgisayarlarımdaki evcil hayvan eşelerimden biri boşa harcanıyor, bu yüzden basit bir gündem için bu sistemi yavaşça yok ettim. Bu şekilde, belirli bir zamanda sahip olduğum toplantıları, son başvuru tarihlerini ve ekip görevlerini çok fazla boşa harcanan alan olmadan görüyorum.

Günün bir sonraki ve en önemli kısmı en iyi görevlerim. Bunlar sayfanın sağ tarafına gider ve bir günde yalnızca 3-5 görev koyabiliyorum. Bu, belirli bir zaman ayırabileceğimi ve bu görevlere odaklanabileceğimi garanti ediyor. Her gün en iyi görevlerime bakmakla başlayıp daha sonra bunları yerine getirmek için çalışmaya başlamam gerekiyor.

Ekip arkadaşlarımın çoğu zaman dilimlerinde arkamda olduğu ve erken çalışmaya başladığım için, üst görevlerim için 1-2 saatlik kesintisiz odaklanmaya güvenebilirim. Bu blokta tamamlanmayanlara, öğleden sonra, gün içinde başka neler olduğuna bağlı olarak bir veya iki saat daha odaklanmış zaman verilir.

Günlük ajanda ve üst düzey görevler

Görev, üzerinde çalışmakta olduğum daha büyük bir projenin parçasıysa, genel dönüm noktasıyla ilgili genellikle bir tür alt görevdir. Yukarıdaki resimde, yeni fatura adımları görevi iyi bir örnektir. Bu, bütünleşik projenin daha küçük bir parçası. Yeni faturalandırma adımlarını ve seçeneklerini yazmak birkaç saat sürecek ve bu hafta çoğunu Pazartesi günü yaptım ve görevimi Salı günü tamamladım.

Görev sembolleri için Ryder Carroll tarafından oluşturulan orijinal Bullet Journal yöntemini kullanıyorum:

● Yeni görev
Task Önemli görev
✖︎ Tamamlanan görev
▶ task Ertesi güne taşınan görev

Haftanın en iyi görevlerimi tek bir sütunda tutmamın nedeni, hangi görevlerin yerine getirilip hangilerinin atıldığını izlememe yardımcı olmasıdır. Bu açık görünebilir, ancak bir görev aynı sütunda ve aynı sayfada olduğunda ve yazmaya devam etmeniz gerektiğinde, neden sürekli yerine koyduğumla ilgili zor sorular sormamı sağlar. Yeni bir sayfada yazmak bana güne yeni olarak çerçevelenebileceği için yeterince tazeliğe sahipti, ancak aynı sayfada tutulması zihinsel kandırmacaları ortadan kaldırıyor.

Haftada 10 Blok

Bu hem uygulamalı hem de disiplindeki haftalık planın en sevdiğim yanı. Bir gün duştaydım, “Bu haftaki buluşma koğuşumun üstesinden geldiğimi” düşündüm. Her hafta temelde sahip olduğum zaman ve görevleri farklı kovalara ayırdığımı ve bir şeyin ne zaman tamlaştığını, sınırlarla ilgili meselelere yol açtığını ve fazla mesai yapmayı farketmediğimi fark ettim.

Kovaları çekmek ve çok zaman almak zor olduğu için bunun yerine zaman blokları fikrini kullanmaya başladım. Gerçekten daha önce kullandığım çubuk grafik yönteminin bir sonraki yinelemesi. Haftada 40 saat çalışıyorsam, farklı projeler ve sorumluluklar vermek için dört 10 saatlik zaman dilimim var.

Haftalık bloklar, gündem ve üst düzey görevler

Şimdi, hangi zaman bloklarını farklı görev ve sorumluluklara adayabileceğimi belirleyebiliyorum ve bir şeyin dengesiz olduğu ya da bloke edilen azami zamana yaklaştığı zamanki gerçek bir ölçüye sahip olabileceğimi belirleyebiliyorum. Zaten bu bloğun% 75'ini kullanan Pazartesi ve Salı günleri toplantılardaysam, takım arkadaşıyla 1: 1'e hayır demeliyim ve gelecek hafta için bunu programlamalıyım. Müşteri desteği ve yeni proje gibi bazı görevlerin birden fazla bloğa ihtiyacı var ve bu iyi bir şey! Bunlar benim en önemli görevlerim ve zamanımın en az% 50'sini gerektiriyor.

Proje Döngüleri

Bunun için ilham kaynağı, Basecamp’ın iş ve ekipleri nasıl yapılandırdıkları konusundaki harika görevinden geliyor. Bu aynı zamanda ConvertKit'te de takip ettiğimiz bir uygulama ve ben de onboarding ile birinin ortasındayım.

6 haftalık bir proje döngüsünün başlangıcı

Döngünün temeli bir projeye altı hafta harcamak ve o dönemde neler yapılabileceğini bulmakta gerçekten yetenekli hale gelmek. Arkadaşım Shawn Blanc bunu 2017'de bir Basecamp atölyesine katıldıktan sonra test etti (Nathan Barry de bire gitti) ve işini tamamen değiştirdi. İşte Jason Fried'in yazıdakileri:

Herhangi bir proje bir döngüye dahil edilmeden önce, altı haftalık versiyonun ne olduğunu düşündüğümüzü çoktan anladık. Döngü süresinde planlamayı dahil etmiyoruz - tüm planlama ve değerlendirme sahada gerçekleşiyor. İşin bir ekip tarafından yapılması planlanmadan önce gerçekleşmesi gerekiyor. Bu şekilde altı hafta tüm uygulama ve yürütmedir.

Bulduğum şey, bir yıl boyunca gerçekten büyük bir tek hedefle uğraşmanın üzerinde çalışmam için biraz fazla olduğu. Tek bir kelime, bir hedef konuşma ve araştırma gördüm ve bu tamamen mantıklı geliyor. Ben sadece bu tür bir taahhütte bulunamadım.

6-8 hafta süren proje döngüleri, ilerlemenin ve her zaman elle tutulur ve gerçek olan bir zaman diliminde bir şeyler göndermenin harika bir yoludur. Altı hafta planlayabilirim ve her hafta önemli hissettiriyor, yani her gün önemli. Bundan daha uzun ve görevleri ertelemek veya ertelemek benim için daha kolay.

Son Paket Servisler

Yıllar boyunca geliştirdiğim temel uygulamalar bana özgü, umarım sizin için çalışan başkalarını da bulabilirsin! Genellikle başkalarının çalışmalarını ve uygulamalarını kendi üretkenliğimizin altın bileti olarak alırız, ancak bu savaşın sadece yarısıdır. Amaç, diğer kişi olmak değil, yaratıcı soy ağacınızın toplanmış bilgeliğini sizin için işe yarayan bir yöntemle bir araya getirmek ve bir araya getirmek! Olduğu söyleniyor, sistemimde en önemli olan dört ilke olduğuna inanıyorum.

Her zaman devam eden bir çalışma

Basitlik

Hepimiz güzel mermi günlüğü yayıldı ve karmaşık verimlilik sıralaması ve önceliklerini gördük. Kişisel olarak onlara inanmıyorum. Üzerinde çalışmaya başlayabilmeniz için neyin önemli olduğuna kısaca bakmanıza izin veren basit bir görev sistemine sahip olmak daha iyidir. Geriye kalan her şey saklanıyor ya da erteliyor.

Tek Sütun Top Görevleri

Bunu yukarıda referans aldım, aynı sayfadaki tek bir sütun hangi görevlerin yapıldığını ve hangilerinin atıldığını izlememe yardımcı oluyor. Yazmaya devam etmek zorunda kaldığın zaman, neden sürekli kapattığımla ilgili zor sorular sormamı sağlıyor. Yine, hiçbir sayfa gizlemek veya taze bir sayfaya iterek.

Sınırları Engelleme

Bu hafta için bir ölçü olarak sahip olmayı sevdim. Haftanın başında zamanımın nereye gitmesi gerektiğini belirterek başlar, sonra gün ilerledikçe onu takip eder. Her bloğun hangi görevlere atanması gerektiğini doğru bir şekilde söylemem yaklaşık bir ayımı aldı ve muhtemelen aynı deneyime sahip olacaksınız. Zamanınızın nereye gitmesi gerektiğini bilmek inanılmaz derecede değerli ve bu zamanda da daha disiplinli olmamı sağladığımı gördüm.

Gün Sonu Yorumları

Bunun iki nedeni: Birincisi, zamanımı nerede harcadığımı ve görevlerim ve projelerimde yeterince disiplinli olup olmadığımı değerlendirmemi sağlıyor. Olmazsa, ertesi güne başlamam gereken ana görev nedir?

İkinci sebep, günü incelemenin esas olarak güne kapanmak olmasıdır. Bu çok önemli! Geçmişte bunu yapmadım ve beynimin çalışma modunu kapatmasını gerçekten zorlaştırıyor. Çalışma modum dışındaysam ailemle birlikte olamam veya makul bir saatte yatağa giremem ve bu benim için çok önemli.

Haftalarımı, günlerimi ve projelerimi nasıl planladığım ve uyguladığım konusundaki hikayemi okuduğunuz için teşekkürler! Nasıl çalıştığım ve ConvertKit'te sunduğumuz projeler hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, YouTube kanalımı YouTube.com/MattRagland adresinde görmek istersiniz. Orada görüşürüz!